{"id":42946,"date":"2024-04-19T11:43:08","date_gmt":"2024-04-19T09:43:08","guid":{"rendered":"http:\/\/kutsekoda.ee\/?p=42946"},"modified":"2025-02-19T11:45:30","modified_gmt":"2025-02-19T09:45:30","slug":"uhekordne-korrastamine-teeb-igapaevase-dokumendihalduse-lihtsamaks","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/kutsekoda.ee\/en\/uhekordne-korrastamine-teeb-igapaevase-dokumendihalduse-lihtsamaks\/","title":{"rendered":"\u00dchekordne korrastamine teeb igap\u00e4evase dokumendihalduse lihtsamaks"},"content":{"rendered":"\n

Kutse andjate m\u00f5ttekojal jagati juhiseid ja h\u00e4id praktikaid dokumendihalduse teemal. Igap\u00e4evase toimetamise lihtsustamiseks tasub investeerida aega \u00fchekordsele s\u00fcsteemsele korrastamisele.<\/strong><\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Kutsekoja kvaliteedijuht Agne Lepikson<\/strong> selgitas, et kutse andja peab s\u00e4ilitama k\u00f5ik kutse andmisega seotud tegevuse k\u00e4igus saadud ja loodud dokumendid. Hea \u00fclevaate nendest tagab selge dokumentide loetelu \u2013 kasulik abivahend, mis lihtsustab dokumentidega tehtavaid toiminguid kogu nende elukaare v\u00e4ltel.<\/p>\n\n\n\n

Dokumentide loetelu \u00fchtlustab \u00fchesuguste \u00fclesannete t\u00e4itmisel tekkivate dokumentide liigitust ja dokumentidele m\u00e4\u00e4ratavaid s\u00e4ilitust\u00e4htaegu. Loetelu koostamist toetab Kutsekoja v\u00e4lja t\u00f6\u00f6tatud kutse andmisega seotud dokumentide s\u00e4ilitamise kord<\/strong><\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Dokumentidega toimetamist h\u00f5lbustab ka korrastatud dokumendikogu, mille h\u00e4id praktikaid jagas Eesti Toitumisn\u00f5ustajate \u00dchenduse juhatuse liige K\u00fcllike P\u00f5lma<\/strong>. Ta t\u00f5i v\u00e4lja, et failide nimed v\u00f5iks anda selgelt aimu sisust ja loomise ajast ning selgitas, kuidas saavutada failidele soovitud kuvamisj\u00e4rjestus.<\/p>\n\n\n\n

Kaust nimega \u201eOtsused\u201c \u00fctleb oluliselt v\u00e4hem, kui \u201e2024 hindamiskomisjoni otsused\u201c. Seejuures aitab kuup\u00e4evaga algav pealkiri j\u00e4rjestada failid kronoloogiliselt. P\u00f5lma teadis r\u00e4\u00e4kida, et n\u00e4iteks Google Drive ei tuvasta klassikalist Eestis kasutatavat kuup\u00e4eva esitamise formaati ega suuda seet\u00f5ttu neid \u00f5igesti j\u00e4rjestada. Seet\u00f5ttu tuleks t\u00e4psema kuup\u00e4eva puhul alustada aastast ning seej\u00e4rel lisada kuu ja kuup\u00e4ev.<\/p>\n\n\n\n

Veel t\u00f5i P\u00f5lma v\u00e4lja, et hea on omada \u00fclevaadet dokumentide liikumisest kaustade vahel \u2013 millises kaustas on dokument kutse andmise protsessi vastavas etapis. Erinevate kaustade vahel liigutamine annab lisaks v\u00f5imaluse kontrollida ligip\u00e4\u00e4se dokumendile. N\u00e4iteks on kutsekomisjonil vaja isikutoimikutele ligip\u00e4\u00e4su vaid kutseeksamile p\u00e4\u00e4semise ning kutse andmise otsuse etapis.<\/p>\n\n\n\n

M\u00f5ttekojalised t\u00f5id v\u00e4lja P\u00f5lma p\u00f5hjalikkuse dokumentide haldamisel, kuid avaldasid, et k\u00f5ik kutse andjad ei pruugi olla v\u00f5imelised nii p\u00f5hjalikku s\u00fcsteemi korraldama. Kutsekoda peab siinkohal oluliseks r\u00f5hutada, et m\u00f6\u00f6ndusi teha ei saa, kuna n\u00f5uded dokumentidega \u00fcmberk\u00e4imisele, sh isikuandmetele ja andmete kaitsele tulenevad \u00f5igusaktidest.<\/p>\n\n\n\n

Kui saabub s\u00e4ilitamist\u00e4htaeg<\/strong><\/p>\n\n\n\n

S\u00e4ilitust\u00e4htaja l\u00e4henedes eraldatakse dokumendid h\u00e4vitamiseks. Kutsekoja dokumentide s\u00e4ilitamise korras on selleks juhis ning dokumentide h\u00e4vitamise akti n\u00e4idis. Abi leiab ka Rahvusarhiivi kodulehelt<\/a>. <\/p>\n\n\n\n

\n