Kutse andmine on sujuv ja ressursisäästlik, kui kutse andja on paika pannud täpse tööjaotuse, ette valmistatud korralikud dokumendipõhjad ning kui kutsestandardid on ajakohased, selgus kutse andjate mõttekoja arutelul.
Veebruarikuu mõttekojas räägiti kutse andja kutse andmisega seotud töö korraldusest. Üheskoos arutleti selle üle, millised on võimalused kutse andmise kvaliteedis järele andmata säilitada mõistlik koormus ja vahendite kasutus.
Kutse andmise korraldus on suures plaanis reguleeritud kutseseaduses, täpsustatud kutse andmise korras ning kutse- ja hindamiskomisjoni töökorras.
„Kirja panduna ei ole protsess iseenesest keeruline ja on ajas püsinud üsna pikka aega muutumatuna,“ sõnas Kutsekoja kutsesüsteemi suunajuht Maris Saarsalu, „samas on teada, et protsessi läbiviimine ja haldamine nõuab päris palju ressurssi − nii raha, aega kui ka ja inimesi.“
Mõttekoja arutelul leiti, et kutsekomisjoni ülesanded on mahukamad töömaailma kutsete andmisel. Kui kutse taotlejaid on palju, muutuvad eriti oluliseks selge tööjaotus kutsekomisjoni ja hindamiskomisjoni liikmete vahel, et tagada protsessi sujuvus ja mõistlik ajakulu. Abiks on eelnevalt korralikult ette valmistatud dokumendipõhjad, hindajatele selged juhendid ja hindamiskriteeriumid ning kutsekomisjonile omakorda see, kui hindamise käigus on koostatud sisukad protokollid, millele kutse andmise või andmata jätmise otsuseid tehes ja neid põhjendades toetuda.
Tööd saab tõhustada
Kutse andmise protsessi tõhustamisvõimalusi otsides tasub mõelda ka sellele, millist tuge saab erinevatest tehnoloogilistest lahendustest − alates dokumentide haldamise keskkondadest kuni eksami läbiviimise keskkondadeni ja hindajate kasutuse olevate tahvelarvutiteni välja.
Arutelul tõdeti, et e-keskkondade kasutamine on jäänud selle taha, et sobivat pole suudetud leida, mistõttu tehakse dokumentidega jätkuvalt palju käsitööd.
Maris Saarsalu kinnitas, et Kutsekojal on kavas luua kutseõppe lõpetajate kutseeksamite e-halduskeskkonnale sarnane keskkond ka töömaailmale, et muuta kutse taotlemise dokumentide haldamine ja menetlemine tõhusamaks ning kutsetunnistuste väljastamine automatiseerida. Projekt on praegu ärianalüüsi etapis ja peaks töösse minema 2025 alguses.
Kuidas säästa kutse andmise protsessis aja- ja inimressurssi?
Kutsestandard, mille alusel kutset antakse on selgelt sõnastatud, aja- ja asjakohane.
Kutse andja kutse andmist korraldava isiku ning kutse- ja hindamiskomisjoni tööjaotus on selge ning ei ole dubleeriv.
Kutse taotlemise kvalifikatsiooninõuded haridusele ja töökogemusele on taotlejale arusaadavad ja ei kutsu esile täiendavat selgitusvajadust.
Rakendatav hindamismeetod või nende kombinatsioon on asjakohane ja piisav, ei toimu „ülevõlli hindamist“.
Hindamiskomisjoni tööks vajalikud dokumendivormi põhjad on välja töötatud ja hindajad kasutavad neid oma töös.
Kutsekomisjoni tööks vajalikud dokumendivormi põhjad on välja töötatud ja kutsekomisjon kasutab neid oma töös, sh kutse andmise-, mitte andmise otsus.
E-keskkond on kasutusel
– kutseeksami korraldamiseks, sh taotlusdokumentide vastuvõtmiseks ja menetlemiseks;
– hindamiskomisjoni ja kutsekomisjoni töö korraldamiseks, sh hindamis ja kutsekomisjoni otsuste formuleerumist kuni allkirjastamiseni;
– taotleja kompetentsuse hindamiseks, sh praktilise töö või testide tegemiseks või vestluse või muud eksamiosa läbiviimiseks.
Kutse andmine hõlmab erinevaid etappe
Kutse andmise menetlus algab sellega, et kutse andja avalikustab teabe ja kuulutab välja kutse andmise ehk siis selleks kuupäevaks on võimalik esitada taotlus. Kutse andja võtab kutset taotleva isiku taotluse vastu ja hindab kutse taotleja sobivust taotletavale kutse tasemele. Pigem formaalseid nõudeid, mitte sisu. Seejärel annab dokumendid edasi otsustamiseks kutsekomisjonile.
Sellele järgneb kutsekomisjoni tegevus, kes vaatab kutse taotluse dokumendid sisuliselt läbi ning määrab isiku kompetentsuse hindamise viisi ja vormi. Praktikas võib olla vorm ja viis määratud üheselt kõikidele kutse taotlejatele kutse andmise korras. Seejärel moodustab kutse andja hindamiskomisjoni.
Hindamiskomisjon võtab vastu kutseeksami. Alati ei pruugi olla kutseeksam eksam klassikalises mõttes vaid taotleja kompetentsust võidakse hinnata ka dokumentide alusel, milleks võib olla nt töökogemuse analüüs, portfoolio vms dokument. Hindamiskomisjon koostab hindamistulemuste kohta protokolli, milles teeb kutsekomisjonile ettepaneku kutse anda või mitte anda ning esitab selle kutsekomisjonile.
Kui kutsekomisjon saab hindamise protokolli, hindab ta kõiki asjaolusid kogumis ja otsustab kutse andmise või andmata jätmise. Samuti lahendab vajadusel kaebusi, mis hindamiskomisjoni tegevuse kohta on esitatud. Siin kutsekomisjoni roll lõpeb ja algab kutse andja korraldava isiku roll. Kutse andja väljastab kutsetunnistuse, dokumenteerib ja arhiveerib ning tagab avaldamisele mittekuuluva teabe kaitstuse.
