Kutseõppe lõpetajate kutseeksamite e-halduskeskkonna kasutusele võtmine on oluliselt lihtsustanud eksamite korraldamist ja parandanud infoliikumist. Arenduse järgmises etapis on kavas e-taotluskeskkonna loomine töömaailma kutse taotlejate jaoks.
Kutseeksamite e-halduskeskkond on kutse andjate ja kutseõppeasutuste jaoks mõeldud kutseregistri infosüsteemi osa, mis võimaldab korraldada kutseeksameid ja talletada eksamitulemusi.
Kasutajate hinnangul on uus keskkond teinud kutse andmise protsessi senisest palju sujuvamaks, kiiremaks ja läbipaistvamaks.
Süsteemi arendamist eest vedanud kutseregistri juhataja Anu Mälgand selgitas, et siiani oli kutseeksamite korraldamisel väga palju n-ö käsitööd. Värske arendusega loodi aga koolide ja kutse andjate vaheliseks suhtluseks ühtne veebikeskkond, kus mitmed toimingud on automatiseeritud.
Tartu Kutsehariduskeskuse toiduainete tehnoloogia osakonna juhataja Merle Truupõllu hinnangul on praegune ja endine eksamihaldus nagu öö ja päev. Kogu senine töö avalduste täitmise, dokumentide kokku kogumise ja allkirjastamise ning kutse andjale esitamisega oli koolile mahukas lisatöö. Uues keskkonnas ei ole enam vajalik koolilõpetajal dokumente esitada, õpilaste andmed on süsteemis juba sees ning kool saab esitada koondtaotluse kõikide õppurite kohta korraga.
Uue keskkonnaga on rahul ka kutse andjad. Autokutseõppe Liidu assistendi Kristina Kurotškin tõi välja, et tänu haldussüsteemi sees toimuvale dokumendiringlusele Kutsekoja, kooli ja kutse andja vahel ei ole enam vaja luua erinevaid kutseeksamiga seonduvaid dokumendiaruandlusi ega hallata taotlejaid ükshaaval. Paberi kasutamine on vähenenud, kuna dokumente on võimalik täita, edastada ja hoiustada digitaalselt. Nii on kutse andmine ja aruandlus muutunud tema sõnul läbipaistvamaks ning inimlik eksimus minimaliseeritud.
Kurotškina sõnul on e-haldussüsteem arusaadava ja loogilise ehitusega. „Selle haldamiseks ei ole vaja erilisi teadmisi, vaid süsteemi loomisel oli kahtlemata mõeldud kasutajasõbralikule kasutamisele,“ sõnas ta.
Eksami loomine on lihtne
Uues keskkonnas on koolil Merle Truupõllu sõnul väga mugav märkida soovitud kutseeksami aegu eksamikalendrisse ja saada tagasisidet nende sobivuse kohta. Samal ajal on võimalik ka Kutsekojal jälgida koolide ja kutseandjate koostööd eksamite planeerimisel. „Eksamikalender annab koolile hea ülevaate toimuvatest kutseeksamitest. Varem selline ülevaade puudus,“ lisas Truupõld.
Selleks, et e-halduskeskkonnas eksam luua, peab olema täidetud neli eeldust. Esiteks peab õppekava olema Eesti Hariduse Infosüsteemis (EHIS) ära seotud kutsestandardiga, mis on vastava õppekava aluseks. Teiseks peab kutsestandardi juures olema viide kutse andjale, kellel kehtib kutse andja õigus.
Kolmandaks: kutsestandardiga seotud õppekaval peavad olema EHISe andmetel lõpukursuse õppurid. Süsteem tuvastab selle lähtudes õppekava nominaalajast. Neljanda tingimusena peab vastava kutseõppe tasemeõppe kutsetele olema riik kehtestanud ülemmääraga kutseeksami tasu.
Kui need tingimused on täidetud, kinnitab halduskeskkond eksamivastavuse ning kool saab asuda eksami aega ja muid üksikasju paika sättima.
Oluliselt lihtsamaks on läinud ka kutsetunnistuste registrisse kandmiseks esitamine. Kui seni pidid kutse andjad eksami järel iga kutsetunnistust kutseregistrisse eraldi sisestama, siis nüüd genereeritakse kõikidele nimekirjas olevatele ja eksami positiivsele tulemusele sooritanud õppuritele kutsetunnistus automaatselt pärast kutse andja otsuse allkirjastamist, mis lõpetab eksami protsessi.
Eksamile saab registreerida vaid läbi e-haldusüsteemi
E-halduskeskkond võeti kasutusele 1. novembrist ning sellest kuupäevast alates saab kutseõppe tasemeõppe lõpus toimuvatele kutseeksamitele õpilasi registreerida ainult läbi selle keskkonna.
Kuna e-halduskeskkonnale üleminekule eelnes kuuekuuline pilootperiood, siis oli enamik koole ja kutse andjaid Anu Mälgandi sõnul 1. novembriks juba e-halduskeskkonna kasutusele võtnud.
Pilootperiood tõi välja täiendavalt arendamist vajavaid kitsaskohti. Näiteks ei olnud esialgu võimalik kahest kutsest koosneva pagar-kondiitri eriala lõpetajale väljastada kahte kutsetunnistust. Mälgandi sõnul oli selle olukorra lahendamine küllaltki suur väljakutse, ent praeguseks kõik toimib.
Ta lisas, et süsteem ei ole siiski lõplikult valmis. „Kindlasti on vaja seda edasi arendada juba seetõttu, et muutuvad kutsestandardid, eksami nõuded, õppekavad jne,“ selgitas ta. Ühe konkreetse sammuna on kavas kutse andjale kutseeksamikulude hüvitamise automatiseerimine.
Valminud eksamihalduskeskkonda saab pidada suurema taotluskeskkonna projekti esimeseks etapiks. Uue arendusena on kavas e-taotluskeskkonna loomine ka töömaailma kutse taotlejatele.
Kavandatavas taotluskeskkonnas saaks toiminguid teha eksamile minna soovija ise. Mälgandi sõnul on selline võimalus eriti oluline just reguleeritud kutsealadel töötajatele. Idee kohaselt peaks e-taotluskeskkonnas kutse taotlejale pärast sisse logimist ja kutse valiku tegemist näha olema kõik kutse taotlemiseks või taastõendamiseks vaja minevad nõuded ja tekkima võimalus oma taotlus koos vajaliku materjaliga keskkonda salvestada. Seejärel saab kutse andja hakata taotlust menetlema ning taotlusvooru lõpuks kutsetunnistus väljastatakse.
Mõistagi on tunnistuse omanikule kättesaadavad kõik temale väljastatud kutsetunnistused, ka need, mille kehtivusaeg on lõppenud või mille avaldamist ta pole seni lubanud.
Mälgand tõdes, et tegemist ei ole siiski veel käegakatsutava lahendusega. E-taotluskeskkonna arendamine on mahukas töö, mille esimene etapp peab olema kutse andjate vajaduste kaardistamine ja analüüs. Ta oletas, et süsteemi prototüübi kirjutamisest kuni valmis lahenduseni võib kuluda 3-4 aastat.
Arvud
- Ühtekokku on alates pilootperioodi algusest kuni praeguseni eksamihalduskeskkonnas registreeritud 310 eksamit, neist lõpetatud on 263.
- Lõpetatud eksamite tulemina on väljastatud 2352 kutse- ja osakutsetunnistust.
Kommentaar
Eesti Juhi Abi Ühing alustas kutseeksamite e-halduskeskkonna kasutamist selle valmimisel, 2021. aastal. Mis tahes süsteemide, digitaalsete keskkondade kasutamine kiirendab protsesse, võimaldab lihtsamini hallata kutseeksamitega seotud dokumente, teavet. Eesti Juhi Abi Ühing on kutse andja 2003. aasast. 2021. aastal toimusid kutseeksamid kuuel korral ja väljastati 131 kutsetunnitust (41 bürootöötaja, tase 4; 79 sekretär, tase 5; kaheksa õigusassistent, tase 5 ja kolm juhiabi, tase 6 kutsetunnistust).
Võrreldes varasemate aastatega on e-keskkonna kasutamine mugav, protsess kiirem ja koostöö erinevate osapooltega oli sujuv. Kindlasti saab veel protsesse automatiseerida, kuid hetkel saab rahul olla.
Janne Kerdo, Eesti Juhi Abi Ühing